Pankkiyhteysohjelma

Pankkiyhteysohjelmaa varten tarvitset pankista tarvittavat salasanat, asiakastunnukset ja ns. siirtoavaimet. Lisätietoja pankkiyhteysohjelmassa on myös kohdissa:

virhetilanteet

Testitunnukset

Pankkiyhteysohjelmaa on syytä testata ensin testitunnuksilla. Ohessa on esim. Nordean testitunnukset, joilla voit kokeilla laskujen maksua ja tiliotteiden hakua. Älä kokeile tiliotteiden hakua oikeilla tunnuksilla, sillä pankkisysteemit eivät sovellu hyvin (tiliotteita ei ehkä voi hakea uudestaan samalla viikolla).

Testitunnuksen siirtoavaimet voi syöttää painamalla nappia Uudet siirtoavaimet ja antamalla oheiset tiedot:

Pankkiyhteysohjelmaan on annettava eri kenttiin oikeat tiedot. Kun nämä alkuasetukset on valmiit voit kokeilla laskun maksamista tms..

Et pääse pankkiohjelmaan sisälle?

Pankkiyhteysohjelma kysyy heti aluksi salasanaa kun päävalikossa painat nappia Pankkiyhteys. Ensimmäisellä kerralla anna joku sopiva salasana. Ohjelma käyttää sitä jatkossa. Jos annoit salasanan ja olet nyt sen unohtanut pankkiyhteysohjelmaan ei päästä. Tällöin toimi seuraavasti:

Pankkiohjelman kentät ja napit

Ohjelmisto

Tähän laitetaan jokin tieto pankkiohjelmasta. Voit laittaa esim. Datamike.

Pankkitunnus, Rahalaitos -nappi, Versio

Tähän laitetaan pankkitunnus. Tämän tiedon saat pankista. Jos et tiedä pankkitunnusta paina nappia Rahalaitos, jolloin esiin tulee valikko, josta voit valita sopivan rahalaitoksen. Tällöin ohjelma myös laittaa sopivan tunnisteen tai numerosarjan Pankkitunnus -kentään. Yleensä pankkitunnus on mukana myös niissä papereissa, joissa kerrotaan mm. siirtoavaimet. Esim. OKOlla pankkitunnus on 001999207. Tämä on kuitenkin voinut muuttua joten tarkista asia vielä OKOlta.

Versio on yleensä 110. OKOlla se on 120. Nappia Rahalaitos painamalla ohjelma täyttää tämän kohdan. Samoin ohjelma täyttä napin viereen sopivan numeron (1=Nordea, 2=OKO, jne.).

Asiakastunnus

Asiakastunnuksen saat myös pankista tai rahalaitoksesta. OKOlla Asiakastunnus on Käyttäjätunnus Säästöpankilla ja Aktialla se on Linjatunnus. Nordealla vastaava on Solo asiakasnumero. Jotkut pankit (esim. Nordea) saattavat ilmoittaa asiakastunnuksen ilman numeroetuliitettä, joka on 9991 ja nollia niin, että asiakastunnuksesta tulee 17 merkkiä pitkä. Nordealla siis asiakastunnus 1234 ilmoitetaan (ei tosin aina) 99910000000001234.

Siirtoavaimen sukupolvi, Käyttöavaimen sukupolvi, Aseta sukupolvet -nappi

Kun pankkiyhteysohjelma otetaan käyttöön ensi kerrän tämä on nolla. ohjelman käytön aikana pankki saattaa automaattisesti muuttaa näitä numeroita. Pankki voi myös postitse toimittaa ilmoituksen, että näitä tai toista pitää muuttaa. Toimi silloin pankin ohjeiden mukaan.

Useimmiten sukupolvien vaihtuminen on automaattista ja käyttäjän ei tarvitse puuttua siihen.

Aseta sukupolvet nappia painamalla voit nollata sukupolvet. Esiin tulee valikko, josta valitse Nollaa sukupolvet ja paina OK. Tätä nappia käytetään oikeastaan silloin kun pankkiyhteyssukupolvet ovat jääneet jälkeen ja kaikkii täytyy aloittaa alusta. Valikossa on myös muita kohtia. Näitä käytetään harvoin ja silloinkin neuvonnasta erikseen saatujen ohjeiden mukaan.

Tilinumero -nappi

Tilinumero annetaan nollilla keskeltä topattuna. Laita tilinumero esim. 123-456 ja paina sitten Tilinumero -nappia. Ohjelma muuttaa sen 12300000000456. OKOlla laitetaan poikkeuksellisesti topattuna esim. seuraavasti: tili 5234-1678 laitetaan 52340010000678.

Ulkom. -asiakasno

Tähän laitetaan ulkomaan maksujen asiakasnumero. Tätä käytetään enään harvoin kun laskutus on EU:ssa stardardoitu muuten.

Y:

Tähän laitetaan Y-tunnus. Nordealla saatetaan laittaa kohtaan Y: ns. Liiketunnus tai Palvelutunnus. Osuuspankilla maksatustunnus on Datamiken Y: -tunnus.

Puhelin

Tähän laitetaan pankin modeemivälitteisen pankkiyhteyden numero. Pankit ovat luopuneet modeemivälitteisesti pankkiyhteydestä, joten tällä kentällä ei ole enää suurta merkitystä.

Ulkom. -asiakasnumero

Mikäli lähetät ulkomaanlaskuja laita sopiva asiakasnumero tähän. Perinteiset ulkomaanmaksut jäävät pois SEPA systeemin astuessa voimaan.

Uudet siirtoavaimet -nappi

Tästä voidaan antaa siirtovaimet, jotka pankki lähettää sinulle. Ohjelma kysyy ensin Siirtoavain 1:n ja sitten 2:n. Näistä ohjelma laskee erityiset tunnisteet Avaintarkiste ja Käyttöavain, jotka näkyvät napin alla. Jos siirtoavaimet ovat annettu oikein nämä vastaavat pankista saatuja vastaavia numeroita. Tunnisteet Avaintarkiste ja Käyttöavain tulevat yleensä pankista siirtoavain -paperien mukana.

Tietoliikkenne -nappi

Tällä voidaan asettaa erityisiä tietoliikenneasetuksia. Käytä tätä nappia jos saat siihen ohjeet erikseen neuvonnasta.

Valikko Verkko pankkiyhteys (ADSL, ISDN ym.)

Valitse tästä valikosta kohta Verkko pankkiyhteys (ADSL, ISDN ym.). Yleensä se on valittu jo valmiiksi. Valikossa on muitakin kohtia mm. modeemivälitteinen pakkiyhteys, mutta ne eivät ole enää käytössä pankeilla.

Tee uusi lasku -nappi

Tällä voidaan tehdä uusi lasku. Tästä tarkemmin jäljempänä olevissa esimerkeissä.

Tallenna tiedot -nappi

Annettuasi pankkiyhteysohjelman tiedot (eri kentät ja siirtoavaimet) voit tallentaa ne tällä napilla. Anna sopiva tiedostonimi ja laita tiedostoliitteeksi ”.PAN”. Esim. anna pankki.pan tms.. Kun poistut pankkiyhteysohjelmasta ohjelma tallentaa käsillä olleet tiedot VAKIO.PAN -nimiseen tiedostoon lisäksi.

Valitse tiedot -nappi

Tällä napilla voit hakea käsille aiemmin tallentamasi tiedot.

Viestit -nappi

Tällä napilla voi avata jonkin viestitiedoston, joka on muodostunut kun pankkyhteysohjelmaa käytetään. Erilaisia viestitiedostoja on mm.:/p>

Lähetä/hae pankkiaineisto -nappi, Keskeytä pankkiyhteys -nappi

Lähetä ... -napilla käynnistetetään/aloitetaan pankkiaineiston lähettäminen tai hakeminen. Tästä tarkemmin jäljempänä olevissa esimerkeissä.

Keskeytä ... -nappi keskeyttää meneillään olevan lähetyksen.

Lopeta (esc) -nappi

Painamalla tätä nappia palataan takaisin päävalikkoon. Myös Esc -nappi tekee saman asian.

Rastikohdat

Käyttäjä voi rastittaa useamman kahdan. Samalla voidaan esim. hakea viitetietoja ja lähettää laskuja.

Hae viitetiedot – rastikohta

Mikäli tämä on ruksattu ohjelma hakee viitetiedot pankista kun painat nappia Lähetä/hae pankkiaineisto. Nykyään viitetiedot sisältävät tarkimman listan tilille saapuneista tapahtumista.

Hae päivän tapahtumat -rastikohta ja Päivän tapahtumat -nappi

Joistakin pankeista voi hakea luettavan tekstitiedoston päivän tapahtumista. Kun tiedot on haettu painamalla nappia Päivän tapahtumat voidaan katsoa mitä on tullut.

Lähetä laskut -rastikohta ja Lähetä ulkomaanmaksut -rastikohta, Eränumero kenttä

Kun tämä on ruksattu ohjelmalähettää aiemmin tekemäsi laskun. Laskun teosta tarkemmin jäljempänä. Ohjelma muodostaa itse eränumeron kotimaan laskujen osalta. Numero kasvaa joka yhteyskeralla. Eränumero ei saa olla sama kahden lähetyksen välillä.

Hae tiliotteet -rastikohta ja tiedostoon kenttä

Mikäli tämä on ruksattu ohjelma hakee tiliotetiedot pankista kun painat nappia Lähetä/hae pankkiaineisto. Nykyään tiliotetiedot eivät sisällä kovin tarkkoja tietoja maksutapahtumista.

Tiedot tallentuvat viereisessä kentässä olevaan tekstitiedostoon. Yleensä tiedostonimi voi olla esim. tiliot.psp. Viereisellä T-napilla voidaan katsoa mitä tiedostossa on.

Esimerkki: laskujen maksaminen Datamiken pankkiyhteysohjelmalla

Sinulla on pari laskua, jotka haluat maksaa Datamiken laskutus/pankkiyhteysohjelmalla (Huom! Datamike On-line helpissä on lisää yksityiskohtia laskun tekemisestä). Lasku voidaan tehdä kahdella tavalla:

Tapa 1 - Lasku tehdään Pankkiyhteysohjelmassa

Laskun/maksun voi kirjoittaa seuraavasti:

Jos maksun lähetys ei onnistu katso ohjeet On-line helpistä eli paina “?” nappia.

Tapa 2 - Lasku tehdään laskutusohjelman puolella

Vuokra 350 € ja Sähkölasku 15 €. Jotta voit kirjoittaa laskun toimi seuraavasti:

Kun laskuaineisto on valmis laskut voi lähettää pankkiin seuraavasti (jos haluat lähettää tiedot Internetin kautta katso seuraava kappale):

Jos maksun lähetys ei onnistu katso ohjeet kohdasta virhetilanteet.

Laskuaineiston lähettäminen Internetin kautta

Laskuaineiston tekeminen tapahtuu samalla tavalla kuin edellisessä esimerkissä. Aineiston lähettäminen tapahtuu kuitenkin seuraavasti:

Ota yhteys internettiin ja ota esiin selaimesi avulla käyttämäsi pankin maksatussivu.

Kun laskuaineisto on tehty paina päävalikossa Asiakasrekisteri/laskutus. Kun asiakaskortti on esillä (kortilla ei ole väliä) paina nappia Reskontra, laskutus tapahtumat.

Tapahtumat/reskontra -ikkuna tulee esiin. Paina nappia Tulosta merkityt rivit. Esiin tulee ikkuna Valitse lomake.

Esiin tulleessa ikkunassa (jos olet tehnyt laskutusaineiston juuri valmiiksi saatat olla tässä ikkunassa valmiiksi - päävalikkoon ei siis tarvitse mennä) paina nappia Internet pankkiyhteys. Noudata oheisen kuvan ohjeita 1-4. Huomaa että useimmat asetukset jäävät muistiin ja jatkossa tee yleensä vain kohdan 4.

Alv:n maksaminen pankkiin

Kun olet laskenut Datamikellä lääninverovirastolle maksettavat summat toimi seuraavasti:

Lopuksi paina Esc kunnes pääset Datamiken päävalikkoon. Lähetä pankkiyhteysohjelmalla siten kuin lasku kuten laskun lähettämisestä on neuvottu esim. tässä.

Tiliotteiden/KTL aineiston haku ja maksettujen laskujen päivittäminen reskontraan

Pankkiyhteysohjelmalla haetut tiliotetiedot voit siirtää Datamiken reskontraan usealla tavalla.

Viiteaineiston haku – Tapa 1

Käytä tätä tapaa kun ensi kertaa otat käyttöön Datamiken. Tämä tapa on pidempi, mutta valaisee tiliotteiden käsittelyn automatiikkaa ja erilaisia mahdollisuuksia.

Viiteaineiston haku – Tapa 2

Tässä toinen tapa miten voit “manuaalisesti” päivittää reskontran haettujen tiliotteiden perusteella.

Huom! Ensimmäinen näin tehty haku voi olla hidas, mutta seuraavilla kerroilla haku on nopeampi.

Viiteaineiston haku – automaattinen tapa

Käytä tätä tapaa kun haluat nopeasti päivittää reskontran tiliotteiden perusteella.

Tilin saldo

Käytä tätä tapaa kun haluat vain katsoa mitä tilille on tullut ja paljonko saldo on ja et halua päivittää reskontraa.

Viiteaineiston haku kun käytetään toista pankkiyhteysohjelmaa

Käytä tätä tapaa kun haet viite- tai tiliotetiedot muulla pankkiyhteysohjelmalla. Yrityspankkiyhteysohjelmillä voidaan hakea modeemin avulla tiedot suoraan omalle ovalevylle. Tällöin tiedot tallentuvat omaan tiedostoon kovalevyllä. Tästä tiedostosta tiedot on siirrettävissä Datamikeen. Viite- ja tiliotetiedoston nimi vaihtelee eri pankkiyhteysohjelmilla. Tiedosto tallentuu yleensä siihen hakemistoon missä varsinainen pankkiyhteysohjelma on.

Tutustu pankkiyhteysohjelmasi opasteisiin ja katso mikä on sen tiedoston nimi mihin ko. ohjelma tallentaa esim. viiteaineiston. Helpointia on kopioida tämä tiedosto datamiken hakemistoon (yleensä c:\datamik) esim. nimelle aineisto.ktl.

Viitetiedoissa olevat osto- ja myyntitapahtumat voidaan viitenumeron avulla päivittää Datamiken reskontraan seuraavasti:

Tilioteohjelmaa on syytä testata jonkin verran, että systematiikka selviää.

Laskun kuittaaminen maksetuksi

Datamikessä käytetään LA-merkintään kertomaan, että lasku on ”avoin” eli sitä ei ole maksettu. Kun lasku on maksettu tämä muutetaan MA:ksi. Osasuorituksen kanssa voidaan väliaikaisesri käyttää vielä toisenlaista merkintää (ME). Ohessa ohje miten osasuoritus kuitataan:

Osasuoritusten kuittaaminen maksetuksi

Datamikessä käytetään LA-merkintään kertomaan, että lasku on ”avoin” eli sitä ei ole maksettu. Kun lasku on maksettu tämä muutetaan MA:ksi. Osasuorituksen kanssa voidaan väliaikaisesri käyttää vielä toisenlaista merkintää (ME). Ohessa ohje miten osasuoritus kuitataan:

Huomaa kuinka taulukkoon on tullut osasuoritukset.

Usean tilin tilitapahtumien/KTL aineiston haku ja käsittely

Jos Datamikella haetaan usean yrityksen tms. tilin tiliotetiedot toimi seuraavasti. Ohessa esimerkki miten haetaan kahden tilin tiliotteet.

Aluksi alustavat toimenpiteet, jotka tarvitsee tehdä vain kerran:

Jatkossa kun haet tiliotteet kahdelle firmalle toimi seuraavasti:

Tilien valinta

Kun pankista haettuja tiliotetietoja verrataan reskontraan ohjelma laittaa MA ym. merkinnän lisäksi myös kirjanpidollisen tilinumeron reskontrataulukkoon. Tilinumero-sarake on reskontrataulukon loppupuolella. Ohjelma valitsee tilinumeron tilinumero -taulukosta, jonka saa esiin painamalla nappia Valitse tilit. Tämä taulukko on syytä täyttää siten, että sarakkeeseen TILINO laitetaan pankkitilin numero, joka tulee tiliotetaulukkoon ja samalle riville sarakkeeseen TILINO2 em. tiliä vastaava kirjanpidollinen tilinumero.

Esim.:

TILINO TILINO2

80001100123456 1900

80001100654456 1901

Huom! tilit välinollataan eli ym. tili 800011-123456 merkitään 80001100123456.

Pankkiyhteysohjelman virhetilanteet

Alustava yleisohje

Jos ohjelma tuntuu soittavan ja pankki vastaa ja lähetys tuntuu etenevän jonkin aikaa, mutta katkee sitten kesken toimi seuraavasti:

Listassa on kuvattu pankkiyhteysohjelman eteneminen. Lista voi näyttää esim. seuraavalta:

Vaihe 1
Lähetys->ASIAKAS
Vaihe 2
Vastaanotto->KUITTAUS
------------------------------
Erä 1/2
Vaihe 3
Lähetetään laskut
Lähetys->PALVELU
Lähetys->AINEISTO
Vaihe 4
Vastaanotto->KUITTAUS
Yhteys katkesi?
------------------------------
Laskujen lähetys loppu
Kaikki laskut eivät menneet
Laskutus epäonnistui

Listausta kannattaa lukea alimmalta riviltä ylöspäin ja katsoa minkä tiedoston lähetys tai vastaanotto aiheutti katkoksen. Yllä olevassa esimerkissä KUITTAUS tai AINEISTO sisältää virheen tai virheilmoituksen, josta selviää mikä on ongelma.

Jos lähetys ei onnistu sitä voidaan kokeilla uudestaan kunnes se onnistuu.

Jos epäilet, että joku antamasi tieto (esim. asiakastunnus tai siirtoavaimet) on väärä tai em. kuittaustiedostossa lukee jotain ESI sanoma virheellinen tms. toimi seuraavasti:

Jos laskun maksaminen ei onnistu

Jos lähetys ei onnistu sitä voidaan kokeilla uudestaan kunnes se onnistuu.

Jos viitetietojen tai tiliotteen haku ei onnistu

Tiliotteiden haussa tulee ottaa huomioon, että useimmiten haku voidaan tehdä vain kerran viikossa (tämä riippuu myös tekemästäsi sopimuksesta pankin kanssa). Kun tilotteet on esim. maanantaina haettu niin keskiviikkona ei tiliotteita ole. Seuraavan kerran tiliotteiden haku on mahdollista esim. seuraavana maanantaina. Yleensä kannattaa kokeille tiliotteiden hakua iltapäivällä 13-16.

Viitetietojen osalta tätä ongelmaa ei yleensä ole.

Jos tiliotteiden haku on tuntunut onnistuvan, mutta et saa niitä siirrettyä reskontraan toimi seuraavasti:

Mikäli tiliotteiden haku epäonnistuu (esim.) viikon ensimmäiselläkin kerralla joidenkin pankkien kanssa voidaan yrittää uudestaan saman päivän kuluessa. Toisten pankkien kanssa tämä ei onnistu. Nämä seikat johtuvat pankkien omista järjestelyistä. Tällöin on syytä soittaa pankin neuvontaan ja pyytää laittaa tiliotteet uudestaan noutoa varten valmiiksi.

Virheviesti Käyttöavain ei voimassa tms.

Mikäli Viestit tiedostoissa on ilmoitus Käyttöavain ei voimassa tms. soita pankkiin ja pyydä muuttamaan siirtoavaimen ja käyttöavaimen sukupolvi nollaksi. Kun se on tehty paina pankkiyhteysohjelmassa nappia Aseta sukupolvet ja valitse kohta Nollaa sukupolvet. Lopuksi kokeile yhteyttä uudestaan.

Kysymyksiä

Voiko osasuorituksen merkitä käsin suoritetuksi muuten?

Jos olet lähettänyt asiakkaalle lasku (esim. 500 €) maksettavaksi, mutta siitä on maksettu vain osa (esim. 300 €) toimi seuraavasti:

Käytän samaa viitenumeroa kautta vuoden. Reskontran automaattinen päivitys ei onnistu.

Viitenumeron automatiikan käyttö edellyttää, että kukin lasku on omalla viitenumerollaan. Muuten ohjelma ei voi mitenkään tietää, että mihin esim. viitenumerolla 11112 maksettu lasku viittaa. Viitenumero -systeemi on luotu nimenomaan yksilöimään yksi lasku.

Laskun maksaminen tai tiliotteiden haku ei onnistu

Klikkaa kohtaa Pankkiyhteysohjelman virhetilanteet.

Onko pankkiyhteysohjelmien käyttö turvallista?

Pankkiyhteysohjelmien turva & salasanasuojaukset ovat yleensä hyvät. Jos toisaalta koneellesi pääsee esim. puoleksi tunniksi pätevä hakkeri voit olla varma siitä, että hän saa selville haluamansa salasanat ja muut tunnukset. Näin silloinkin kun mikrollesi on asennettu “maailman paras tietoturva” -systeemi.

Huolehdi siitä, että mikrollesi pääsee vain asianomaiset henkilöt. Seuraa myös tiliesi tapahtumia muilla tavoin.